الضبط المالي هو مجموعة من الأعمال تضمن إدارة الموارد المالية للمنظمات الغير حكومية بطريقة مناسبة وهو يصب في صلب الإدارة المالية وبدونه تتعرض أموال المنظمة إلى الخطر ولا يمكن إنفاق الأموال بشكل يتناسب مع أهداف ورغبات المنظمة كما إنه يمكن التشكيك في كفاءة المدراء ونزاهتهم.
فغالباً ما يكون التخطيط المالي وأنظمة المراقبة غير مناسبة كون إن عمل المنظمات يعتمد على التنافس القائم بينها كذلك يحتاج المدراء إلى تطويرهم والثقة اللازمتين من أجل الاستفادة من المعلومات المالية وإلى أقصى حد فهي تساعد المدراء على أن يكونوا مشرفين ومؤثرين في التحكم بالموارد المالية من أجل بلوغ الأهداف وعدم الإخلال بالالتزامات تجاه الجهات المانحة ومساعدة المنظمات غير الحكومية على أن تكون مهيئة للمحاسبة في أي وقت مما يجعلها تحظى باحترام الشركات والمستفيدين من الخدمات في ظل موارد تزداد في باقي المنظمات التي ينعدم فيها التخطيط والاستمرار على المدى الطويل لذلك على مدراء هذه المنظمات إتباع المبادئ الأساسية التالية وبشكل سليم حيث يتم التوصل إلى الممارسة الجيدة في الإدارة المالية من خلال إنشاء الأنظمة وفقاً لخمسة أسس مهمة أولها سجلات المحاسبة فيجب أن تحافظ كل منظمة على سجل دقيق بكافة المنح المالية كي تتمكن على الأقل من إثبات كيفية استعمالها للتمويل وإن تعهد إلى موظف مختص بها.
أما الجانب الثاني فهو التخطيط المالي فبالنسبة لخطط المنظمة العلمية والإستراتيجية، فالموازنة تشكل الحجر الأساس لأي نظام إداري ومالي وتلعب دوراً أساسياً في مراقبة استعمال التمويل والجانب الثالث يتمثل بالمراقبة المالية لحسابات الإدارة وهي تقارير داخلية صادرة كي يتمكن المدراء من مقارنة تقدم المنظمة مالياً ثم اتخاذ القرارات المستقبلية ولأجل إثبات كيفية إنفاق الأموال في الماضي، والجانب الرابع هو الضوابط الداخلية فقد وضعت لحماية أموال المنظمة وإدارة الأزمات وهدفها هو منع عمليات السرقة والاحتيال وكشف الأخطاء والاغفالات في سجلات المحاسبة مما يزيد في حماية أموال المنظمة وبذلك تكون الضوابط المالية قادرة وبشكل كبير على تفادي ضياع الأموال أو نفاذ التمويل حيث إن تحضير الحسابات ومقارنتها بالموازنة هو ضابط مالي مهم للغاية وهو من الضوابط الأساسية كما إن الحرص على توظيف الأشخاص ذوي المهارات والخبرات المناسبة للمناصب وتعريف مسؤولياتهم بوضوح هو ضابط مالي أيضاً.
مما سبق ذكره نستنتج خمس قواعد مهمة للمحاسبة نستطيع من خلالها المحافظة على أموال المنظمات غير الحكومية من التلف والضياع وإبعادها عن دهاليز الفساد الإداري الذي يريد الإطاحة بها إذا ما بقيت دون راعي يرعاها.
وهي سجل لكل ما تفعله والقيام بسلسلة عمليات تدقيق الحسابات مما يعني متابعة شخص آخر حساباتك كلها انطلاقا لما سجلته أنت ودونما الحاجة إلى شرح إضافي.
كذلك كن منظماً، احرص على حفظ الوثائق كلها في ملفات مناسبة أو على إتباع الإجراءات كلها.
وكن متماسكاً، فإذا قمت بالأعمال بطريقة معينة في شهر ما اعتد بها بالشكل نفسه في الشهر التالي (إلا إذا توفرت أسبوعاً مسببات وجيهة تغير ذلك)، حافظ على تحديث الدفاتر، لا تدع أسبوعاً يمر دون أن تحرص على تحديثها ولا تجعل الأعمال متراكمة لا تقض وقتاً طويلاً عند مشكلة معينة وأحرص على مناقشتها مع المدير أو المحاسب بأسرع وقت ممكن.
كما لا يفوتني أن أشير إلى نقطة مهمة جداً بالإضافة إلى ما ذكرنا آنفاً من إن حفظ أي مبلغ نقدي يجب أن يكون في مكان آمن بحيث يقتصر الوصول إليه على شخص واحد ولا يجب سحب المال إلا عند اللزوم فبهذه الإجراءات ينضبط عمل المنظمات غير الحكومية، ويتقلص حجم الفساد المالي فيها، فتستطيع النجاح في عملها.
