يعد العمل المخزني جزء" مهما" من أعمال الإدارة في المنظمات ولهذا العمل مدخلات ولا بد من عمليات تجرى على هذه المدخلات للوصول إلى أهداف محددة تخدم مسيرة المنظمة وتحقق أهدافها الأساسية ومن أهم مدخلات وعمليات العمل المخزني يمكن تحديدها بـ :
أولا - المواد أو المنتجات المطلوب تخزينها.
ثانيا - الملاكات الإدارية المسؤولة عن تمشية العمل المخزني .
ثالثا - الوسائل والإمكانات العلمية والتنظيمية والمادية المساعدة .
وسنحاول تسليط الضوء ووضع تصورات حول واقع العمل المخزني في دوائر الدولة ومنها ما هو معمول به في وزارة التعليم العالي والبحث العلمي.
أولا / المواد أو المنتجات المطلوب تخزينها
المخزن هو المكان الذي يحفظ فيه المواد بشكل اقتصادي لغرض المحافظة عليها من التلف أو السرقة لحين الحاجة إليها والمواد قد تكون مواد أولية أو مواد نصف مصنعة (تحتاج إلى معاملات إنتاجية أخرى لتهيئتها للاستخدام) أو مواد تامة الصنع جاهزة للبيع وهذه المواد عبارة عن أموال مستثمرة تصرفها المنظمة للحصول عليها، وتعمل إدارة المخازن على تخطيط وتنظيم جميع الأنشطة التي تستهدف تدفق المواد والسلع بالكميات والنوعيات المطلوبة لاستمرار العمل من خلال تسلم المواد والسلع الواردة للمنظمة وفحصها وتخزينها في أماكن ملائمة لحين صرفها إلى الجهات المستفيدة داخل أو خارج المنظمة وكذلك تخطيط ومراقبة حركة المخزون بهدف تجاوز حالات النفاذ أو التراكم وتطبيق الأساليب المتطورة في تنظيم المخازن وتحديد نماذج السجلات والمستندات التي تستخدم في متابعة حركة المخزون السلعي.
تأتي أهمية الاحتفاظ بالمخزون السلعي في أية منظمة إلى جملة من الأسباب منها :
1- توفير المواد بشكل مستمر كجزء من مستلزمات العمل
2- مواجهة النقص في الكميات المعروضة من المواد والسلع بسبب احتمالية انقطاع عمليات التوريد وتأخر وصول الكميات المتعاقد عليها في موعدها المحدد
3- معالجة موسمية الحاجة إلى المواد أو المنتجات ، فمن المعلوم أن الحاجة لبعض المواد أو المنتجات في موسم معين قد يكون أكثر من موسم آخر فأجهزة التدفئة أو الملابس الثقيلة مثلا لها احتياجات واضحة أو في فصل الشتاء وتقل إلى أدنى مستوى لها في فصل الصيف لذا تقوم الشركات المتخصصة بمثل هذه المنتجات بالإنتاج خلال مدة الصيف وتحفظ في مخازن لحين إمكانية تصريفها قبل وفي فصل الشتاء ... وهكذا بالنسبة لمواد أخرى
4- الاستفادة من الشراء بكميات كبيرة لتقليل كلف المواد المشتراة من خلال تقليل سعر الوحدة الواحدة وكذلك تقليل تكلفة النقل مع ضرورة مراعاة الاستثمار الصحيح لرؤوس الأموال.
تأثر الموجود المخزني من المواد والسلع نتيجة للظروف السياسية قبل وبعد أحداث 9/4/2003 وقلّ الاهتمام باتخاذ الإجراءات العلمية والتنظيمية الصحيحة في توفير هذا المخزون ووصل الأمر بمسؤولي بعض الدوائر إلى توفير مكان منعزل كمخزن غير ذي أهمية ولا تتوفر فيه المقومات المطلوبة لحفظ المواد.
ثانيا / العاملون في المخازن
يحتاج العمل المخزني إلى ملاكات متخصصة ومهيئة لغرض تنفيذه على وفق سياقات ملائمة ومحددة تمنع الاجتهاد وقادرة على تطوير العمل مثلما تعمل بقية التخصصات ومن خلال استخدام الأسس العلمية التي تساعد في تسهيل الأعمال الإدارية لكنه يلاحظ أنه هناك عدم اهتمام واضح من قبل المسؤولين في دوائر الدولة في تكليف موظفين غير مؤهلين بمسؤولية العمل المخزني كما أنه لا يوجد تخصص أدارة مخازن ضمن الكليات الإدارية وكذلك قلة المتخصصين في هذا المجال من حملة الشهادات العليا ويستثنى من ذلك توافر تخصص إدارة المخازن ضمن تخصصات هيئة التعليم التقني وبالتالي فأن أعلى شهادة أكاديمية في المخازن هي دبلوم فني ، وبدون التقليل من أهمية هذه الشهادة فأن العمل المخزني يحتاج إلى اهتمام أكبر من خلال فتح أقسام لها في كليات الإدارة والاقتصاد في الجامعات العراقية ، وهذا سيساعد في زيادة المتخصصين بالعمل المخزني وتطور وتقدم العمل من خلال استخدام ملاكات علمية متخصصة .
ثالثا / الوسائل المستخدمة في العمل المخزني
يحتاج العمل المخزني إلى مجموعة من الوسائل المساعدة فضلاً عن الملاكات الإدارية لغرض تسهيل الأعمال الإدارية ومساعدة إدارة المخازن في تنفيذ مهامها بكفاءة عالية ومن هذه الوسائل :
1 - تحديد موقع إدارة المخازن تنظيميا" وضمن الهيكل التنظيمي للمنظمة بالشكل الذي يساعدها في متابعة العمل فيها من قبل المسؤولين الإداريين وفي أداء مهامها بسهولة ويلاحظ إن معظم المسؤولين الإداريين في المنظمات بعيدون عن المخازن حتى إن بعضهم لم يدخل في المخزن الموجود في دائرته للاطلاع من مدة ليست قصيرة.
2 - استخدام المكننة في العمل المخزني للحصول على دقة عالية في العمل وعدم الاعتماد على عمليات التسجيل اليدوي (المتبع حالياً) للمستندات والسجلات المخزنية.
3 - اعتماد أسلوب الجرد (المفاجئ أو السنوي) للمخزون كأسلوب رقابي وفي مواعيد تحددها إدارة المنظمة لغرض مراقبة الموجود المخزني ومراقبة آليات العمل التنظيمي المستخدمة ويلاحظ إن جميع المنظمات تقوم بأعمال الجرد وخاصة في نهاية السنة المالية (الجرد السنوي) لأغراض متطلبات الحسابات الختامية المطلوبة منها ولكن يؤشر على أعمال الجرد هذه أن قوائم الجرد تعد من قبل أمين المخزن وتؤيدها لجان الجرد أو أن الإدارات لا تتابع حالات الانحراف (من نقصان أو زيادة) التي قد تحصل لبعض المواد والمؤشرة من لجان الجرد وبالتالي فأن عمليات الجرد التي تجري في دوائر الدولة عمليات إدارية وليست إسلوباً رقابياً مهماً.
التوصيات
يتطلب النهوض بواقع العمل المخزني في دوائر الدولة العمل الجدي من قبل المسؤولين الإداريين من خلال :
1 - قيام كليات الإدارة والاقتصاد بفتح أقسام متخصصة لإدارة المخازن والاهتمام بهذا التخصص بمستوى يوازي الاهتمام بالأقسام العلمية الأخرى .
2 - توفير أماكن لخزن المواد تتلائم مع طبيعتها .
3 - تكليف موظفين كفوئين لهم إلمام واطلاع جيد بأعمال تنظيم المخازن ومراقبة حركة المواد فيها باستخدام الأساليب العلمية الصحيحة في عمليات التسجيل واستخدام المستندات والسجلات المخزنية واستخدام المكننة في هذه الأعمال .
4 - التركيز المستمر على أعمال الرقابة على حركة المخزون من خلال المتابعة الجدية والمتكاملة لعمليات الجرد التي تتم خلال السنة وفي نهايتها ومتابعة تقارير لجان الجرد واتخاذ الإجراءات الإدارية المناسبة حيالها.
